هر گاه نوشته‌اي در دفترخانه، به هر صورت، تهيه شود و در سامانه الكترونيكي يكپارچه سازمان ثبت با استفاده از امضاي الكترونيكي مطمئن توسط صاحبان اسناد و سردفتر يا معاون اول (دفتريار) مورد تصديق و تأييد قرار گيرد، در اين هنگام مي‌توان گفت كه سند مزبور يك سند الكترونيكي ثبت شده مي‌باشد. اما اين كه آيا متن سند نيز بايد به صورت الكترونيكي تهيه شود و آيا بايد با استفاده از سامانه يكپارچه الكترونيكي سازمان ثبت، متن اسناد تهيه و تنظيم شوند، سوالي است كه بايد بدان پاسخ داد. مطابق ماده 1278 قانون مدني «اسنادي كه در اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مامورين رسمي در حدود صلاحيت آنها و بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد رسمي است. » در اين صورت، سند الكترونيكي رسمي، سند الكترونيكي است كه نزد مامور صالح با رعايت مقررات قانوني تنظيم مي‌شود. تحليل مواد قانون تجارت الكترونيكي، قانون ثبت اسناد و املاك و آيين‌نامه دفاتر خدمات الكترونيكي و هم چنين نتايج بررسي ابعاد حقوقي ثبت الكترونيك، مويد اين مطلب است كه ثبت الكترونيكي به مفهوم چشم پوشي و حذف ثبت سنتي نمي‌باشد. جداي از رعايت بسياري از اصول لازم‌الرعايه در ثبت سنتي، هنوز سند رسمي كاغذي، مزاياي ملموسي دارد كه نمي‌توان بدان توجهي نداشت. همچنين ثبت الكترونيكي اگر چه قالب جديد دار اما در بسياري از موارد از عناوين سنتي در مورد تهديدهاي عليه آن استفاده مي‌شود، عناويني از قبيل، جعل، سرقت هويت، تحريف، تزوير، سوء‌استفاده، گواهي دروغين و ... البته اين به معناي ناكامي ثبت الكترونيكي نيست. ثبت الكترونيكي، به معناي اختصاص بخشي از فعاليت‌هاي ثبتي به دفاتر اسناد رسمي يا تخصصي شدن دفاتر اسناد رسمي مي‌باشد.